EVIDENCE w przedsiębiorstwie

Pewnego razy wrocławska firma Ansee, specjalizująca się w ekspertyzach środowiskowych na rzecz dużych inwestycji, postawiła sobie trudne pytanie: „Ile my tak naprawdę… zarabiamy na naszych projektach?”. Pojawiali się prestiżowi klienci, projektów było coraz więcej, rosło też zatrudnienie, ale zyski nie zwiększały się w tym samym tempie. Jeden z członków zarządu firmy poprosił nas o wsparcie w przeprowadzeniu rozpoznania.

Wyzwanie było o tyle trudne, że niektóre projekty (jak na przykład badania na rzecz nowych inwestycji drogowych) trwały bardzo długo (nawet kilkanaście miesięcy) i rozrastały się o nowe zadania. Terminy realizacji i odbiory przesuwały się, a rozliczenia odraczano w nieskończoność. Początkowe kalkulacje były zmieniane, podpisywano kolejne aneksy do umów.

To, na czym postanowiliśmy oprzeć naszą analizę dowodową, to pomiar rentowności na bazie opomiarowania czasu pracy. Wyniki były druzgocące – znaczna część projektów okazała się nierentowna. Niedoszacowane zadania, długie oczekiwanie na płatności (czyli de facto kredytowanie klienta) oraz zamrożenie środków finansowych nie przynosiło firmie korzyści. Liczby ewidentnie pokazały, że firma niemal nie generowała realnych zysków na tych projektach. 

Czym jest Evidence?

Evidence to właśnie liczby. Obiektywne, sprawiedliwe i odnoszące się do faktów dowody. I choć definicji tego pojęcia jest wiele, wszystkie mówią o tym samym – o zrozumieniu prawdy o danym zjawisku dzięki analizie danych. Nam najbliższe jest to, jak tę definicję ujmuje metodyka Evidence Based Management: „Zarządzanie oparte na faktach to struktura, z której organizacje mogą korzystać, aby pomóc im mierzyć, zarządzać i zwiększać wartość, jaką czerpią z dostarczania produktów”, bo pokazuje, że sednem tych wysiłków jest wartość generowana z działalności biznesowej. A od wartości wiedzie prosta droga do zysku i… szczęścia.

Dlaczego Evidence jest ważny?

Każdy z nas ma własne filtry, przez które interpretuje świat. To one wpływają na podejmowane przez nas decyzje. Wdrożenie Evidence w przedsiębiorstwie ma sprawić, że filtry i metody oceny będą zobiektywizowane, a dane jednoznaczne dla każdego, komu przyjdzie te decyzje podejmować. Możliwość zrozumienia sytuacji w firmie po kliknięciu kilku przycisków pozwala uniknąć chaosu, błędnych przekonań, pogłębiania patologicznych zachowań, a co za tym idzie – strat i bankructwa.

Co więcej – jesteśmy przekonani, że w modelu organizacji progresywnej dostęp do danych i możliwość oparcia się o nie przy każdej decyzji, powinny być powszechne. Pozwoli to budować inteligencję finansową pracowników, racjonalizować ich działania oraz brać większą odpowiedzialność za podejmowane decyzje. Dodatkowo, dzięki możliwości analizy sytuacji przez większe grono osób, zwiększa się szansa wychwycenia niepokojących sygnałów już na ich wcześniejszym etapie.

Więcej – wpis blogowy: „Nikt się nie spodziewa hiszpańskiej inkwizycji”

Jakich obszarów dotyczy Evidence?

Każdy obszar firmy – dział, dapartament, zespół czy projekt – powinien sięgać po jak najbardziej obiektywne metody pomiaru swojej sytuacji. Są jednak takie, gdzie ewidencja jest szczególnie ważna:

1. Finanse przedsiębiorstw – do zrozumienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i lepszego zarządzania kapitałem obrotowym (księgowość, kontroling, budżetowanie, analiza wskaźnikowa, płynność finansowa, inteligencja finansowa pracowników).
2. Strategia firmy – do analizy kondycji całego przedsiębiorstwa i utrzymania, bądź modyfikacji przyjętego kierunku działania (OKR, EOS, ScalingUp framework).
3. IT / ICT – do wzmocnienia decyzji zarządczych odpowiednimi narzędziami informatycznymi (data base, raportowanie, analityka oparta o Excel).
4. Operacje – do efektywnego zarządzania procesami w przedsiębiorstwie oraz lepszego wykorzystania zasobów (work flow).
5. Ryzyko – do lepszego zrozumienia czynników ryzyka i ich wpływu na biznes oraz odpowiedniego nimi zarządzania (ryzyko kredytowe, ryzyko walutowe, operacje finansowe).
6. Innowacje – do racjonalnego podejmowania decyzji w zakresie inwestycji w prace B+R oraz komercjalizacji nowych pomysłów (EBM, lean analytics, LTV, cost aquisition, TAM).
7. Sprzedaż i marketing – dla budowania efektywniejszych lejków sprzedażowych i mierzenia konwersji reklamy (digital marketing, NPS).

Transformacja organizacji

W bardzo wielu prowadzonych przez nas projektach transformacyjnych zaczynamy od obszaru Evidence. Po pierwsze dlatego, że to kłopoty z finansami są dla wielu menedżerów motorem do poszukiwania pomocy, a po drugie – z tego powodu, że nawet niewielka zmiana w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa jest od razu widoczna „na koncie”. Krótko mówiąc – szybko zapracowaliśmy na nasze wynagrodzenie. 😉 Razem z klientem zajmujemy się opracowaniem mechanizmu zbierania i przetwarzania odpowiednich danych w przedsiębiorstwie. Projektujemy schemat ich dystrybucji oraz uczymy, jak czerpać z nich wiedzę potrzebną do podejmowania kolejnych decyzji. 

Drugim obszarem, w którym często prace dzieją się równolegle, są operacje przedsiębiorstwa i strategia. Wdrażamy poszczególne narzędzia (takie jak Objectives & Key Results czy Enterprise Operating System) dla szybszego pozyskiwania wiedzy o kondycji przedsiębiorstwa i jego procesów. Opracowujemy frameworki operacjonalizujące strategię i informację zarządczą. Praktyka pokazuje, że systemy informacji zarządczej opartej o dowody z analizy danych finansowych i operacyjnych są szczególnie pomocne firmom o charakterze projektowym oraz tym, których propozycja wartości opiera się o kompetencje pracowników.

Więcej – wpis blogowy: „Droga ku zwinności”

Zarządzanie oparte na dowodach

Firma Ansee, o której pisaliśmy na początku rozdziału, nie poddała się. Gorzka prawda uświadomiła jej menedżerom, że nie każdy duży i prestiżowy projekt oznacza pieniądze i satysfakcję. Rezultatem tego odkrycia było zdefiniowanie na nowo grupy docelowej, do którego firma adresuje swoją ofertę oraz większy nacisk na mniejszych, ale prywatnych inwestorów. Dzięki temu możliwe stało się wejście na wiele nowych rynków, m.in. prywatnych przedsiębiorstw budujących farmy wiatrowe. Efektem zmiany było uwolnienie i szybsza rotacja pieniądza, wyższe marże i większa kontrola nad realizowanymi zleceniami. Dziś system Evidence w Ansee wskazuje na wysoką rentowność projektów.

Więcej – wpis blogowy: „Historia wdrożenia podejścia Evidence w firmie Ansee”

Inspirujące historie

Piszemy o projektach i firmach polskich, ale temat ewidencji jest oczywiście zjawiskiem globalnym. Historia kryzysu finansowego lat 2008-2010 pokazuje dobitnie, jak zaniedbania w tym obszarze potrafią skutkować wręcz katastrowaflnymi skutkami. Ku przestrodze!

Więcej – artykuł: „Historia firmy ENRON i nieetycznych działań w oparciu o Evidence„

Więcej – artykuł: „Historia firmy Lehman Brothers, która zlekceważyła sygnały płynące z Evidence”

Narzędzia Evidence

Informacja zarządcza, inteligencja finansowa, controlling, budżetowanie, księgowość, analiza wskaźnikowa, płynność finansowa, rentowność, frameworki operacyjne (OKR, EOS, ScallingUp), analityka (bazy danych, raportowanie, analityka oparta o Excel), innowacje (lean analytics, LTV, CAC, TAM).

Więcej – podręcznik: „Evidence Based Management”, czyli jak łączyć ewidencję ze zwinnością

Więcej – piosenka: „Evidence”, czyli zobacz jak o ewidencji… śpiewa zespół Faith No More 😉

Co dalej?

Szukasz niecodziennych form rozwoju dla siebie i Twojego zespołu? – zapraszamy do Akademii LEANSPIN! Akademia to przestrzeń rozwoju indywidualnego i zespołowego, w której pracujemy razem z naszymi podopiecznymi. Powstała jako wynik wieloletnich doświadczeń pracy z firmami, które potrzebowały rozwoju szeroko rozumianych progresywnych kompetencji w obszarze zarządzania, strategii i kultury organizacyjnej. Sukcesywnie przekuwamy te doświadczenia w innowacyjne produkty rozwojowe (nazwaliśmy je Bootcampami), by były dostępne w różnych formatach dla szerokiego grona entuzjastów budowania progresywnych organizacji.

Więcej – zobacz: „Akademia LEANSPIN”

Warto rozmawiać

Jeśli wolisz oglądać lub słuchać, zapraszamy na rozmowę na temat wartości płynącej z liczb i możliwości podejmowania decyzji w oparciu o fakty, a nie spekulacje!