LESSONS LEARNED w biznesie

Wyobraź sobie, że Twoja firma mierzy się z problem, który de facto zaistniał już w przeszłości, ale wiedza dotycząca jego rozwiązania nie została nigdzie zarchiwizowana i odeszła razem z pracownikiem, który zajmował się danym tematem. Znasz to? Teraz musisz poświęcić czas i pieniądze w celu ponownego rozwiązania problemu. Chcesz tego uniknąć? Wiesz, jak to zrobić? Masz odpowiednie narzędzia? Właśnie dlatego budowanie pamięci organizacyjnej (systemu Lessons Learned) w Twojej firmie jest takie ważne.

Case study – z wojsk specjalnych do firmy IT

Poznaliśmy ostatnio szefa firmy IT, który zauważył, że poświęca dużo czasu i pieniędzy na rozwiązywanie problemów, jakie pojawiały się w przeszłości, jednak wiedza dotycząca ich rozwiązania odchodziła wraz z ludźmi, a cały „proces” zapisany był w ich głowach. Szef tej firmy doskonale wyczuł korzyści, jakie może przynieść mu wprowadzenie systemu Lessons Learned (LL) do swojej firmy.

W trakcie wdrażania systemu był motorem napędowym dla całej grupy, dla swoich pracowników, motywował i inspirował ich do pracy, obnażył się z problemów, z jakimi się borykają i wspólnie wypracowali wstępną koncepcję funkcjonowania LL w ich firmie oraz klika pomysłów działań naprawczych problemów, z jakimi się mierzyli – pełen sukces. Można? Pewnie, i właśnie o to chodzi, o zmianę postawy i świadomość. 

Wyzwania

• Utrata Wiedzy – w miarę jak doświadczeni pracownicy odchodzili z firmy (z różnych powodów), firma traciła cenne know-how.
• Bariery Komunikacyjne– brak skutecznych narzędzi i procesów utrudniał komunikację i udostępnianie wiedzy między różnymi działami i zespołami.
• Powtarzanie Błędów – firma często popełniała te same błędy, ponieważ nie była w stanie skutecznie uczyć się z przeszłych projektów i doświadczeń.

Rozwiązanie

W firmie zdecydowano zainwestować w budowanie pamięci organizacyjnej jako część swojej strategii zarządzania wiedzą.

Implementacja

• Technologia – wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania wiedzą, które umożliwiło pracownikom łatwe dzielenie się informacjami i doświadczeniem.
• Procesy – utworzenie jasnych procesów i procedur, które określiły, jak gromadzić, przechowywać i udostępniać wiedzę w organizacji.
• Kultura Organizacyjna – promowanie kultury organizacyjnej, która wspierała dzielenie się wiedzą i uczenie się na błędach.

Wyniki

• Zwiększona Efektywność – firma zaczęła pracować efektywniej, unikając powtarzania błędów i wykorzystując wiedzę do rozwiązywania problemów.
• Zatrzymanie Talentów – poprawa zarządzania wiedzą przyczyniła się do zatrzymania kluczowych pracowników i przyciągnięcia nowych talentów.
• Innowacje – dzięki lepszemu dostępowi do wiedzy, firma stała się bardziej innowacyjna i konkurencyjna.

Czym jest Lessons Learned (LL)?

LL jest jednym z narzędzi organizacyjnego uczenia się, integrującym zarówno procesy zarządzania wiedzą (identyfikacja obserwacji, analiza, upowszechnianie), jak i zarządzania zmianą (planowanie, wdrażanie i weryfikacja działań naprawczych).

Celem LL jest wsparcie właścicieli, zarządów, managerów, czy – ogólnie rzecz ujmując – osób decyzyjnych w procesie doskonalenia funkcjonowania ich organizacji, doskonalenia struktur, procesów, przepływu informacji, itd., w oparciu o nabyte doświadczenia. LL jest narzędziem dla wcześniej wspomnianych osób, umożliwiającym im rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów i archiwizowanie zdobytej w ten sposób wiedzy, aby w przyszłości nie popełniać tych samych błędów.

LL umożliwia organizacyjne uczenie się poprzez:

1. Obserwację, czyli wyciąganie wniosków z doświadczeń.
2. Działanie, czyli przełożenie wyciągniętych wniosków na doskonalenie funkcjonowania organizacji.
3. Wykorzystanie, czyli upowszechnianie zmian tak, by wszyscy pracownicy mogli korzystać z nabytych doświadczeń.

Dlaczego pamięć organizacyjna jest ważna?

Pamięć organizacyjna to zdolność organizacji do gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia celów biznesowych. Jest to ważne z kilku powodów:

1. Unikanie powtarzania błędów – dzięki pamięci organizacyjnej organizacja może unikać powtarzania błędów z przeszłości i szybciej reagować na wyzwania.
2. Efektywność i innowacje – poprawa dostępu do wiedzy prowadzi do bardziej efektywnego działania i zachęca do innowacji.
3. Zatrzymanie i przyciąganie talentów – organizacje z dobrze rozwiniętą pamięcią organizacyjną przyciągają i zatrzymują utalentowanych pracowników.
4. Współpraca i komunikacja – pamięć organizacyjna ułatwia współpracę między zespołami i działami, poprawiając komunikację wewnętrzną.

Obszary Pamięci Organizacyjnej

Pamięć organizacyjna może dotyczyć różnych obszarów w organizacji. Najważniejsze z nich to:

• Zarządzanie Wiedzą – gromadzenie i udostępnianie wiedzy eksperckiej w organizacji.
• Zarządzanie Projektami – uczenie się na podstawie doświadczeń z przeszłych projektów.
• Zarządzanie Zasobami Ludzkimi – dzielenie się najlepszymi praktykami w zakresie rekrutacji, szkoleń i rozwoju pracowników.
• Zarządzanie Procesami – utrwalanie i doskonalenie procesów operacyjnych w organizacji.

Jak zapamiętać – czyli organizacja ucząca się

Nawet największa kolekcja zebranych doświadczeń nie przyniesie wartości dla funkcjonowania organizacji, jeśli nie zostaną one właściwie wykorzystane i przekazane jako ogólna wiedza. I to w procesie LL nazywamy archiwizowaniem i upowszechnianiem. Wracając do wcześniej wspomnianego case study, szef owej firmy na etapie wdrażania działań naprawczych pomyślał już o tym etapie – informacje dotyczące prowadzenia projektów w jego firmie są archiwizowane w jednym miejscu, cyklicznie uzupełniane i udostępnione do ogólnej informacji.

Ale czy to wszystko w temacie archiwizacji i upowszechniania? No nie, zasadniczym celem archiwizowania jest dokumentowanie wszystkich zdarzeń i gromadzenie zapisów związanych z doświadczeniami i dobrymi praktykami w ramach systemu lessons learned. Tym samym każdy pracownik firmy, który jest zainteresowany danym problem zgłoszonym do systemu, może uzyskać dostęp nie tylko do ostatecznego produktu, jakim jest rozwiązanie danego problemu, ale również prześledzić cały cykl życia obserwacji.

Szef “naszej firmy” stworzył miejsce do archiwizowania tych informacji w wewnętrznej sieci firmy, na dysku sieciowym, ale czy będzie to praktyczne, czy spełni swoje założenia? Na początku, przy niewielkiej liczbie obserwacji pewnie tak, ale na dłuższą metę będzie musiał pomyśleć o bardziej zaawansowanym narzędziu, które będzie umożliwiało nie tylko gromadzenie danych, ale również procedowanie zgłaszanych obserwacji oraz ich sprawne wyszukiwanie po słowach kluczowych czy frazach. Jestem przekonany, że z czasem na podstawie wyciągniętych wniosków firma ta, jako firma IT, będzie w stanie opracować na własne potrzeby takie narzędzie, choć nie każda organizacja ma takie możliwości – wtedy warto rozejrzeć się za wdrożeniem gotowego systemu zarządzania LL.

Podsumowując, należy pamiętać, że upowszechnianie doświadczeń polega na dostarczaniu do wszystkich zainteresowanych informacji na temat zgromadzonych obserwacji i doświadczeń oraz produktów działań naprawczych, które mają formę dokumentów np.: opracowań, koncepcji, instrukcji lub podręczników.

Inspiracje

Inspiracją do podjęcia rękawic po zdjęciu munduru oficera Wojsk Specjalnych, ale zupełnie w nieznanym środowisku, na całkiem obcej mi arenie – świata biznesu, była lektura “Ekstremalne Przywództwo”, opowiadająca historię dwóch emerytowanych oficerów amerykańskiej jednostki wojsk specjalnych Navy Seals. Owi byli specjalsi, bazując na swoim ogromnym doświadczeniu wyniesionym z służby i bogatej wiedzy w dziedzinie przywództwa, postanowili podzielić się tymi tymi unikalnymi wartościami i zasilić świat biznesu dobrymi praktykami. Pomyślałem: “Hmmm, przecież ja też mogę podzielić się swoim doświadczeniem”.

Dlatego zachęcam do zapoznania się z wpisem blogowym dotyczącym bliskiego mi środowiska – wojska, przywództwa i braterstwa:

Więcej – wpis blogowy: „Braterstwo broni”

Życzymy wielu inspiracji i trzymamy kciuki za promowanie kultury „lessons learned”. Jeśli zainteresował cię ten obszar i dostrzegasz w nim potencjał rozwojowy dla twojej organizacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z naszym autorskim programem rozwojowym – SPECIAL OPS Bootcamp. Podczas tego intensywnego, wielopoziomowego szkolenia, skupiamy się na różnorodnych aspektach, które prowadzą do wzmacniania potencjału zespołu.

Więcej – warsztaty: SPECIAL OPS Bootcamp

Coś więcej?

Jeśli poszukujesz nietypowych ścieżek rozwoju dla siebie i twojego zespołu, zapraszamy do udziału w Akademii LEANSPIN! Akademia stanowi przestrzeń do indywidualnego i zespołowego rozwoju, wywodzi się ona z wieloletnich doświadczeń w pracy z firmami, które dążyły do rozwijania zaawansowanych kompetencji w obszarze zarządzania, strategii i kultury organizacyjnej. Te drobne, rozwojowe sukcesy przekładamy na innowacyjne produkty rozwojowe, znane jako Bootcampy, dostępne w różnych formatach dla szerokiego grona entuzjastów budowania postępowych organizacji.

Więcej – zobacz: „Akademia LEANSPIN”

Warto rozmawiać

Jeśli temat LL Cię zaciekawił, a wolisz oglądać lub słuchać, zapraszamy na rozmowę na temat budowania organizacji uczących się, w której rozbieramy to pasjnujące zagadnienie na czynniki pierwsze!