Zrozumieć dane

Nasze korzenie mocno tkwią w branży IT. Większość naszych wczesnych lat w przedsiębiorczości i doświadczeń biznesowych związanych jest z programowaniem i tworzeniem systemów informatycznych. Kto by się spodziewał, że będziemy pomagać firmom tak w tym kontekście egzotycznym, jak ANSEE Consulting- specjalistom od…. przyrody?

ANSEE to firma założona przez charyzmatycznego Michała Jaśkiewicza, człowieka niezwykle kreatywnego – wizjonera w dość przewidywalnej, wręcz biznesowo nudnej, branży zarządzania projektami środowiskowymi. Michał uczynił ze swojego powołania ochrony przyrody bardzo ciekawy biznes. Stworzył na tle konkurencji zupełnie nową jakość, konsolidując część rynku, inwestując w spory zespół i w najnowsze technologie. Śmiało eksploruje nietypowe, czasami bardzo progresywne nisze. Wystarczy chwila rozmowy, by zobaczyć potencjał i erudycję biznesową właściciela ANSEE.

Ochrona… żab a biznes

Jednak główną rolę w tej historii pełni Robert Szmigiel – “prawa ręka” i najbliższy współpracownik właściciela – dyrektor operacyjny i szef finansów w jednym. Człowiek od zawsze w ANSEE, menedżer idealnie pokazujący skuteczność wzorca kariery, opierającego się na doświadczeniu i doskonałej znajomości wszystkich ról i obszarów w firmie. Robert w swojej przeszłości przeszedł przez wszystkie role i szczeble firmowej drabiny awansu, by ostatecznie objąć stanowisko członka zarządu.

Poznaliśmy się dzięki naszym partnerom z zaprzyjaźnionej firmy szkoleniowej, którzy realizując projekt w ANSEE, polecili nasze wsparcie doradcze. “Niby to takie proste, ale sumie nikt dotychczas nie umiał nam pomóc” – tak Robert otworzył nasze pierwsze spotkanie, którego celem było wzajemne poznanie się i umożliwienie nam zrozumienia specyfiki działalności firmy. Cel naszego działania wydawał się być dość prosty: zbudować controlling, dzięki któremu firma będzie mogła skutecznie planować finanse – m.in. badać rentowność, zarządzać płynnością, optymalizować stawki i definiować budżety.

Niby to takie proste, ale sumie nikt nie umiał nam pomóc…

Mimo, że zadanie wydawało się początkowo standardowe, to natrafiliśmy na kilka utrudnień:

  1. Brak danych z księgowości i potrzebę samodzielnego stworzenia systemu “pełnej księgowości” wynikający z formy prawnej firmy i jej historii. 
  2. Specyfikę branży, szczególnie projektów obszaru “publicznego” – zamówień państwowych, szczegółowo regulowanych, ze specjalnym uwzględnieniem finansów i płynności.
  3. Dość niespotykany system operacyjny stosowany w firmie w postaci aplikacji FIRMAO.
  4. Unikalność załogi, opartej głównie na przyrodnikach, szanujących bardziej pracę w terenie niż obowiązki biurowe, mających inny “mindset” niż osoby z którymi dotychczas pracowaliśmy,
  5. Rozwiązania analityczne oparte w 100% o własne narzędzia stworzone w arkuszach Google.

Dzięki Robertowi wiele z przeciwności szybko wyeliminowaliśmy, by móc zająć się stworzeniem koncepcji rozwiązania i docelowego modelu informacyjnego w postaci m.in. dedykowanych raportów finansowych.

System controllingu

Jak się okazało, firmy projektowe nie różnią się zbytnio między sobą niezależnie od branży i obszaru działania. Zrobiliśmy z Robertem plan działania i sukcesywnie go realizowaliśmy. Aby osiągnąć zamierzone cele, wykonaliśmy następujące kroki:

  1. Zbudowaliśmy słowniki kategorii, najważniejszych aspektów biznesu: prowadzonych projektów, sposobów ich finansowania, form realizacji, rodzajów kosztów i przychodów, miejsc ich powstawania i odpowiedzialności.
  2. Stworzyliśmy prosty i elastyczny plan kont, niezbędny do samodzielnej dekretacji i dalszego jego utrzymania przez dział finansowy firmy.
  3. Proces dekretacji zamknęliśmy w zautomatyzowanym narzędziu zmniejszającym do absolutnego minimum czas potrzebny na “czynności księgowe”.
  4. Oprogramowaliśmy proces automatycznego pobierania danych z systemu operacyjnego firmy połączony z naszymi autorskimi raportami. W ten sposób wyeliminowaliśmy bardzo dużo żmudnej pracy i sporo przypadkowych błędów.
  5. Stworzyliśmy system automatycznego monitoringu logowania czasu pracy załogi i rentowności portfela projektowego. W ten sposób monitorowany jest poziom wypełniania i bilowalności godzin w firmie, a także jakość prowadzonych projektów.
  6. Przerzuciliśmy odpowiedzialność za utrzymanie poprawności danych z Roberta na cały zespół. Tym samym jedynym systemem operacyjnym i trzonem informacyjnym firmy stała się aplikacja FIRMAO, a każdy członek zespołu ANSEE może “pilnować” swojego obszaru.
  7. Wdrożyliśmy workflow, czyli standard obiegu pracy w obszarze finansów, układając w cykliczne procesy najważniejsze zadania weryfikacyjne, kontrolne i raportowe.
  8. Spięliśmy wszystkie dane na poziomie planu finansowego, gdzie oprócz automatycznie generowanej prognozy przychodów i łatwego w utrzymaniu planowania wydatków, zbudowaliśmy cały pakiet sprawozdawczości finansowej – rachunek wyników, bilans i cash flow z perspektywą 2-ch lat w przód.

Jakość danych i technologia

Oczywiście na efekty wspólnych działań należało chwilę poczekać. We wdrożeniach modelu controllingowego najistotniejszym czynnikiem sukcesu jest – oprócz wiedzy specjalistycznej i biznesowej – jakość danych. Mieliśmy spore wyzwanie, gdyż to właśnie nad nią należało najmocniej popracować, szczególnie w obszarze zarządzanym przez zespół.

Krótkie warsztaty z udziałem całej załogi zrealizowane w formule online – pozwalające zrozumieć korzyści przeprowadzonej w ANSEE zmiany – i żmudna, codzienna praca Roberta z zespołem nad cyzelowaniem danych wprowadzanych do systemu przyniosły w końcu oczekiwane rezultaty. Mamy niemal wszystko w “jednym miejscu” – najważniejszy krok został wykonany! Obecnie szlifujemy zaawansowane narzędzia – m.in. kalkulatory progów rentowności, uzależniając je od wielu wymiarów, takich jak np. liczba projektów danego typu, wielkość struktury organizacyjnej czy rodzaje stosowanych stawek. 

To rzadkość, takie połączenie wiedzy finansowej, technicznej i programistycznej.

“Spotkaliśmy różnych ekspertów od finansów, ale żaden nie wytłumaczył ich nam w tak prosty sposób” – tymi słowami Robert podsumowuje naszą współpracę, gdy proszę go o szczery feedback na temat mojego wsparcia. Gdy pytam go o to, co mu najbardziej pomogło, wskazuje na umiejętność implementacji koncepcji merytorycznych w konkretnej technologii. Sam bez problemu posługuje się zaawansowanymi modelami zarządczymi, ale zaimplementowanie ich nastręczało mu sporo problemów, szczególnie gdy należało połączyć dane z różnych źródeł. Ogromne możliwości systemu, a także zalety interfejsu programistycznego FIRMAO, pozwoliły złożyć wszystkie klocki układanki w jedną całość. Zapanowaliśmy dzięki temu w pełni nad całym procesem przepływu danych w firmie, a informacje z niego płynące możemy teraz dowolnie modelować i mamy je na… kliknięcie myszką!

Udostępnij artykuł:
Maciej Gawlik
Autor:

Maciej Gawlik

Przedsiębiorca i edukator
Doktor ekonomii, trener biznesu, przedsiębiorca w branży IT. Z zamiłowania i startupowiec innowator, posiadający wieloletnie doświadczenie z zakresu analizy danych i procesów biznesowych, przetwarzania informacji oraz wnioskowania biznesowego w dużych i małych organizacjach.
wróć do góry