Zrozumieć dane

Nasze korzenie mocno tkwią w branży IT. Większość naszych wczesnych lat w przedsiębiorczości i doświadczeń biznesowych związanych jest z programowaniem i tworzeniem systemów informatycznych. Kto by się spodziewał, że będziemy pomagać firmom tak w tym kontekście egzotycznym, jak ANSEE Consulting- specjalistom od…. przyrody?

ANSEE to firma założona przez charyzmatycznego Michała Jaśkiewicza, człowieka niezwykle kreatywnego – wizjonera w dość przewidywalnej, wręcz biznesowo nudnej, branży zarządzania projektami środowiskowymi. Michał uczynił ze swojego powołania ochrony przyrody bardzo ciekawy biznes. Stworzył na tle konkurencji zupełnie nową jakość, konsolidując część rynku, inwestując w spory zespół i w najnowsze technologie. Śmiało eksploruje nietypowe, czasami bardzo progresywne nisze. Wystarczy chwila rozmowy, by zobaczyć potencjał i erudycję biznesową właściciela ANSEE.

Ochrona… żab a biznes

Jednak główną rolę w tej historii pełni Robert Szmigiel – “prawa ręka” i najbliższy współpracownik właściciela – dyrektor operacyjny i szef finansów w jednym. Człowiek od zawsze w ANSEE, menedżer idealnie pokazujący skuteczność wzorca kariery, opierającego się na doświadczeniu i doskonałej znajomości wszystkich ról i obszarów w firmie. Robert w swojej przeszłości przeszedł przez wszystkie role i szczeble firmowej drabiny awansu, by ostatecznie objąć stanowisko członka zarządu.

Poznaliśmy się dzięki naszym partnerom z zaprzyjaźnionej firmy szkoleniowej, którzy realizując projekt w ANSEE, polecili nasze wsparcie doradcze. “Niby to takie proste, ale sumie nikt dotychczas nie umiał nam pomóc” – tak Robert otworzył nasze pierwsze spotkanie, którego celem było wzajemne poznanie się i umożliwienie nam zrozumienia specyfiki działalności firmy. Cel naszego działania wydawał się być dość prosty: zbudować controlling, dzięki któremu firma będzie mogła skutecznie planować finanse – m.in. badać rentowność, zarządzać płynnością, optymalizować stawki i definiować budżety.

Mimo, że zadanie wydawało się początkowo standardowe, to natrafiliśmy na kilka utrudnień:

1. Brak danych z księgowości i potrzebę samodzielnego stworzenia systemu “pełnej księgowości” wynikający z formy prawnej firmy i jej historii. 
2. Specyfikę branży, szczególnie projektów obszaru “publicznego” – zamówień państwowych, szczegółowo regulowanych, ze specjalnym uwzględnieniem finansów i płynności.
3. Dość niespotykany system operacyjny stosowany w firmie w postaci aplikacji FIRMAO.
4. Unikalność załogi, opartej głównie na przyrodnikach, szanujących bardziej pracę w terenie niż obowiązki biurowe, mających inny “mindset” niż osoby z którymi dotychczas pracowaliśmy,
5. Rozwiązania analityczne oparte w 100% o własne narzędzia stworzone w arkuszach Google.

Dzięki Robertowi wiele z przeciwności szybko wyeliminowaliśmy, by móc zająć się stworzeniem koncepcji rozwiązania i docelowego modelu informacyjnego w postaci m.in. dedykowanych raportów finansowych.

System controllingu

Jak się okazało, firmy projektowe nie różnią się zbytnio między sobą niezależnie od branży i obszaru działania. Zrobiliśmy z Robertem plan działania i sukcesywnie go realizowaliśmy. Aby osiągnąć zamierzone cele, wykonaliśmy następujące kroki:

1. Zbudowaliśmy słowniki kategorii, najważniejszych aspektów biznesu: prowadzonych projektów, sposobów ich finansowania, form realizacji, rodzajów kosztów i przychodów, miejsc ich powstawania i odpowiedzialności.
2. Stworzyliśmy prosty i elastyczny plan kont, niezbędny do samodzielnej dekretacji i dalszego jego utrzymania przez dział finansowy firmy.
3. Proces dekretacji zamknęliśmy w zautomatyzowanym narzędziu zmniejszającym do absolutnego minimum czas potrzebny na “czynności księgowe”.
4. Oprogramowaliśmy proces automatycznego pobierania danych z systemu operacyjnego firmy połączony z naszymi autorskimi raportami. W ten sposób wyeliminowaliśmy bardzo dużo żmudnej pracy i sporo przypadkowych błędów.
5. Stworzyliśmy system automatycznego monitoringu logowania czasu pracy załogi i rentowności portfela projektowego. W ten sposób monitorowany jest poziom wypełniania i bilowalności godzin w firmie, a także jakość prowadzonych projektów.
6. Przerzuciliśmy odpowiedzialność za utrzymanie poprawności danych z Roberta na cały zespół. Tym samym jedynym systemem operacyjnym i trzonem informacyjnym firmy stała się aplikacja FIRMAO, a każdy członek zespołu ANSEE może “pilnować” swojego obszaru.
7. Wdrożyliśmy workflow, czyli standard obiegu pracy w obszarze finansów, układając w cykliczne procesy najważniejsze zadania weryfikacyjne, kontrolne i raportowe.
8. Spięliśmy wszystkie dane na poziomie planu finansowego, gdzie oprócz automatycznie generowanej prognozy przychodów i łatwego w utrzymaniu planowania wydatków, zbudowaliśmy cały pakiet sprawozdawczości finansowej – rachunek wyników, bilans i cash flow z perspektywą 2-ch lat w przód.

Jakość danych i technologia

Oczywiście na efekty wspólnych działań należało chwilę poczekać. We wdrożeniach modelu controllingowego najistotniejszym czynnikiem sukcesu jest – oprócz wiedzy specjalistycznej i biznesowej – jakość danych. Mieliśmy spore wyzwanie, gdyż to właśnie nad nią należało najmocniej popracować, szczególnie w obszarze zarządzanym przez zespół.

Krótkie warsztaty z udziałem całej załogi zrealizowane w formule online – pozwalające zrozumieć korzyści przeprowadzonej w ANSEE zmiany – i żmudna, codzienna praca Roberta z zespołem nad cyzelowaniem danych wprowadzanych do systemu przyniosły w końcu oczekiwane rezultaty. Mamy niemal wszystko w “jednym miejscu” – najważniejszy krok został wykonany! Obecnie szlifujemy zaawansowane narzędzia – m.in. kalkulatory progów rentowności, uzależniając je od wielu wymiarów, takich jak np. liczba projektów danego typu, wielkość struktury organizacyjnej czy rodzaje stosowanych stawek. 

“Spotkaliśmy różnych ekspertów od finansów, ale żaden nie wytłumaczył ich nam w tak prosty sposób” – tymi słowami Robert podsumowuje naszą współpracę, gdy proszę go o szczery feedback na temat mojego wsparcia. Gdy pytam go o to, co mu najbardziej pomogło, wskazuje na umiejętność implementacji koncepcji merytorycznych w konkretnej technologii. Sam bez problemu posługuje się zaawansowanymi modelami zarządczymi, ale zaimplementowanie ich nastręczało mu sporo problemów, szczególnie gdy należało połączyć dane z różnych źródeł. Ogromne możliwości systemu, a także zalety interfejsu programistycznego FIRMAO, pozwoliły złożyć wszystkie klocki układanki w jedną całość. Zapanowaliśmy dzięki temu w pełni nad całym procesem przepływu danych w firmie, a informacje z niego płynące możemy teraz dowolnie modelować i mamy je na… kliknięcie myszką!