Zrozumieć dane

Nasze korzenie mocno tkwią w branży IT. Większość naszych wczesnych lat w przedsiębiorczości i doświadczeń biznesowych związanych jest z programowaniem i tworzeniem systemów informatycznych. Kto by się spodziewał, że będziemy pomagać firmom tak egzotycznym, w tym kontekście, jak ANSEE CONSULTING, specjalistom od…. przyrody?

“Ochrona żab” a biznes

ANSEE Consulting to firma założona przez charyzmatycznego Michała Jaśkiewicza, człowieka niezwykle kreatywnego.- wizjonera w dość przewidywalnej, wręcz nudnej biznesowo, branży zarządzania projektami środowiskowymi. Michał uczynił ze swojego powołania ochrony przyrody bardzo ciekawy biznes. Stworzy na tle konkurencji zupełnie nową jakość, konsolidując część rynku, inwestując w spory zespół i w najnowsze technologie. Śmiało eksploruje nietypowe, czasami bardzo progresywne nisze. Wystarczy chwila rozmowy, by zobaczyć potencjał i erudycję biznesową właściciela ANSEE.

Jednak główną rolę w tej historii pełni Robert Szmigiel – “prawa ręka” i najbliższy współpracownik właściciela – dyrektor operacyjny i szef finansów w jednym. Człowiek “od zawsze” w ANSEE, menedżer idealnie pokazujący skuteczność wzorca kariery, opierającego się na doświadczeniu i doskonałej znajomości wszystkich ról i obszarów w firmie. Robert w swojej przeszłości przeszedł przez wszystkie role i szczeble firmowej kariery, by ostatecznie objąć stanowisko członka zarządu.

Koncepcja rozwiązania

Poznaliśmy się dzięki naszym partnerom z zaprzyjaźnionej firmy szkoleniowej, którzy realizując swój projekt w ANSEE Consulting, polecili nasze wsparcie doradcze. “Niby to takie proste, ale sumie nikt dotychczas nie umiał nam pomóc” – tak Robert otworzył nasze pierwsze spotkanie, którego celem było wzajemne poznanie się i umożliwienie nam zrozumienia specyfiki działalności firmy. Cel naszego działania wydawał się być dość prosty: zbudować controlling, dzięki któremu firma będzie mogła skutecznie planować finanse, badać rentowność, zarządzać płynnością, optymalizować stawki i budżety.

“Niby takie proste, ale sumie nikt nie umiał nam pomóc”

Mimo, że zadanie wydawało się początkowo standardowe, to natrafiliśmy na kilka utrudnień:

  1. Brak danych z księgowości, potrzeba samodzielnego stworzenia systemu “pełnej księgowości” wynikający z formy prawnej firmy i jej historii. 
  2. Specyfikę branży, szczególnie w obszarze projektów obszaru “publicznego” (zamówienia państwowe, szczegółowo regulowane, ze specjalnym uwzględnieniem finansów, płynności),
  3. Dość niespotykany system operacyjny stosowany w firmie (w postaci aplikacji FIRMAO).
  4. Unikalność załogi, opartej głównie na przyrodnikach, szanujących bardziej pracę w terenie niż obowiązki biurowe, mających inny “mindset” niż osoby z którymi dotychczas pracowaliśmy,
  5. Rozwiązania analityczne oparte w 100% o własne narzędzia stworzone w arkuszach Google.

Dzięki Robertowi wiele z przeciwności szybko wyeliminowaliśmy i mogliśmy zająć się stworzeniem koncepcji rozwiązania i docelowego modelu informacyjnego w postaci m.in. dedykowanych raportów finansowych.

System … controllingu

Jak się okazało, firmy projektowe nie różnią się zbytnio między sobą niezależnie od branży i obszaru działania. Zrobiliśmy z Robertem plan działania i sukcesywnie go realizowaliśmy. Aby osiągnąć zamierzone cele, wykonaliśmy następujące kroki:

  1. Zbudowaliśmy słowniki kategorii, najważniejszych aspektów biznesu: prowadzonych projektów, sposobów ich finansowania, form realizacji, rodzajów kosztów i przychodów, miejsc ich powstawania i odpowiedzialności.
  2. Stworzyliśmy prosty i elastyczny plan kont, niezbędny do samodzielnej dekretacji i dalszego jego utrzymania przez Roberta.
  3. Proces dekretacji zamknęliśmy w zautomatyzowanym narzędziu zmniejszającym do absolutnego minimum czas potrzebny na “czynności księgowe”.
  4. Oprogramowaliśmy proces automatycznego wyciąganie danych z systemu operacyjnego firmy (FIRMAO) połączony z naszymi autorskimi raportami. W ten sposób wyeliminowaliśmy bardzo dużo żmudnej pracy i sporo przypadkowych błędów.
  5. Stworzyliśmy system automatycznego monitoringu logowania czasu pracy załogi i rentowności portfela projektowego. W ten sposób monitorowany jest poziom wypełnienia i bilowalności godzin w firmie, a także jakość prowadzonych projektów.
  6. Przerzuciliśmy odpowiedzialność za utrzymanie poprawności danych z Roberta na cały zespół. Tym samym jedynym systemem operacyjnym i trzonem informacyjnym firmy stała się aplikacja FIRMAO, a każdy członek zespołu ANSEE może “pilnować” swojego obszaru.
  7. Wdrożyliśmy workflow, czyli standard obiegu pracy w obszarze finansów, układając w cykliczne procesy najważniejsze zadania weryfikacyjne, kontrolne i raportowe.
  8. Spięliśmy wszystkie dane na poziomie planu finansowego, gdzie oprócz automatycznie generowanej prognozy przychodów i łatwego w utrzymaniu planowania wydatków, zbudowaliśmy cały pakiet sprawozdawczości finansowej (rachunek wyników, bilans i cash flow) z perspektywą 2-ch lat w przód.

Jakość danych i technologia

Oczywiście na efekty wspólnych działań należało chwilę poczekać. We wdrożeniach modelu controllingowego najistotniejszym czynnikiem sukcesu jest – oprócz wiedzy specjalistycznej i biznesowej – jakość danych. Mieliśmy spore wyzwanie, gdyż to właśnie nad nią należało najmocniej popracować, szczególnie w obszarze zarządzanym przez zespół.

To rzadkość, takie połączenie wiedzy finansowej, technicznej i programistycznej.

Krótkie warsztaty z udziałem całej załogi zrealizowane w formule online – pozwalające zrozumieć korzyści przeprowadzonej w ANSEE zmiany – i żmudna, codzienna praca Roberta z zespołem nad cyzelowaniem danych wprowadzanych przez nich do systemu przyniosły w końcu oczekiwane rezultaty.  Mamy niemal wszystko w “jednym miejscu” – najważniejszy krok został wykonany!  Obecnie szlifujemy zaawansowane narzędzia – m.in. kalkulatory progów rentowności, uzależniając je od wielu wymiarów, takich jak np. liczba projektów danego typu, wielkości struktury organizacyjnej, stosowanych stawek. 

“Spotkaliśmy różnych ekspertów od finansów, ale żaden nie wytłumaczył ich nam w tak prosty sposób” – tymi słowami Robert podsumowuje naszą współpracę, gdy proszę go o szczery feedback na temat mojego wsparcia. Gdy pytam go o to, co mu najbardziej pomogło, wskazuje na umiejętność implementacji koncepcji merytorycznych w konkretnej technologii. Sam bez problemu posługuje się zaawansowanymi modelami zarządczymi, ale zaimplementowanie ich nastręczało mu sporo problemów, szczególnie gdy należało połączyć dane z różnych źródeł. Ogromne możliwości systemu, a w szczególności zalety interfejsu programistycznego FIRMAO, pozwoliły poukładać wszystkie klocki układanki w jedną całość. Zapanowaliśmy dzięki temu w pełni nad całym procesem przepływu danych w firmie, a informacje z niego płynące możemy teraz dowolnie modelować i mamy je na… kliknięcie myszką (czasami nawet bez tego, samoczynnie, automatycznie). 🙂

Udostępnij artykuł:
Maciej Gawlik
Autor:

Maciej Gawlik

Przedsiębiorca i edukator
Doktor ekonomii, trener biznesu, przedsiębiorca w branży IT. Z zamiłowania i startupowiec innowator, posiadający wieloletnie doświadczenie z zakresu analizy danych i procesów biznesowych, przetwarzania informacji oraz wnioskowania biznesowego w dużych i małych organizacjach.
wróć do góry