Agilefall

Agile, czyli zwinność, to nie zbiór technik i metod prowadzenia projektów, ale filozofia działania. Bazuje na najskuteczniejszych, pierwotnych formach współpracy przy nowych i niestandardowych przedsięwzięciach. Odkryta na nowo w XX wieku przez IT. Stała się nowym otwarciem dla skutecznego zarządzania w coraz bardziej skomplikowanych projektach technologicznych. Założenia wszystkich zwinnych metod wynikają bezpośrednio z Manifestu Agile, którego główne tezy to:

1. Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia,
2. Działające rozwiązanie ponad obszerną dokumentację,
3. Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia,
4. Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Warsztaty Agile Music prowadziliśmy według tych założeń. I choć ogólne założenia wyglądają dość prosto, w praktyce nie zawsze udaje się je bezproblemowo wdrożyć.

Warsztaty Agile Music

Celem naszego projektu było nagranie teledysku w 48 godzin. Cztery równolegle pracujące zespoły były odpowiedzialne za zaaranżowanie, nagranie i sfilmowanie znanego utworu. Wszystkie grupy pracowały według metodyki Scrum, będącej jedną z implementacji filozofii zwinności w obszarze zarządzania projektami. Pracami wszystkich zespołów sterowaliśmy również za pomocą Scruma, ale na poziomie ponadzespołowym – w tym przypadku formalnie zwanym Scrum of Scrums.

Nasze działania z pozoru wyglądały doskonale. Dokładnie rozpisane zakresy prac zespołów, duże zaangażowanie wszystkich uczestników, zadania wykonywane według zwinnych wytycznych – takie podejście powinno gwarantować sukces. Ale pomimo tego zauważyliśmy, że „dowiezienie” projektu będzie niemożliwe. Musieliśmy szybko zareagować. Postanowiliśmy przerwać produkcję i zebraliśmy się razem, by prezprowadzić retrospekcję. Chcieliśmy zbadać sytuację i po krótkiej analizie znaleźliśmy problem!

Spotkania Scrum of Scrums, podczas których mieliśmy planować i koordynować dalsze prace wszystkich zespołów, początkowo były spotkaniami statusowymi – opowiadaniem o tym, co wykonaliśmy, „spowiadaniem się” z zakończonych zadań. Brakowało sensownego planowania. Pojawiło się także sporo niechęci do zmiany własnych planów wewnątrz zespołów, gdy rzeczywistość, sposób wykonania zadania lub tempo innej grupy wpływały na dany zespół. Każdy Product Owner miał swój plan, rozliczał się ze „swojego”, biegł odhaczać kolejne „taski” w swoim zespole.

Ale przecież takie rozwiązanie zaprzeczało podstawowym ideom zwinności! Aby przeciwdziałać złym nawykom, zrobiliśmy krótki warsztat korygujący. Miał on na celu przypomnienie zasad, ustalenie właściwego sposobu komunikacji i skierowanie myślenia na wartość biznesową całego projektu. To wystarczyło, żeby w krótkim czasie sytuacja się odwróciła. Zamiast walki o ukończenie projektu, udało się nadgonić zaległości oraz zrobić wszystko z nawiązką.
W czasie krótszym od zakładanego.

Psucie zwinności

Odchodzenie od filozofii agile w kierunku tradycyjnego, kaskadowego project managementu (tzw. Waterfall), określa się przewrotnie mianem… Agilefall. Polega na stosowaniu zwinnych technik wg zasad sprzecznych z Manifestem Agile. Procesy i kontrola biorą górę nad relacjami ludzkimi i komunikacją bezpośrednią, a trzymanie się planu za wszelką cenę nad „dowożeniem” wartości biznesowej i sukcesu projektu.

W naszym przypadku pojawienie się Agilefall wynikało ze specyfiki zespołu – braku doświadczenia uczestników w dużych, wielozespołowych projektach. To była nowa sytuacja, którą każdy próbował obsłużyć w znany sobie sposób. Czy zatem większe projekty uczą ludzi lepszego agile? Niekoniecznie. Z doświadczeń opisywanych przez autorytety, takie jak Steve Blank, większe organizacje mają jeszcze poważniejsze problemy z wdrażaniem zwinnych metod pracy. Pomimo możliwości pracy wielozespołowej, niezwykle trudno odciąć stare, korporacyjne wymagania i nawyki. Raportowanie hierarchiczne, „pracowanie i dowożenie” zamiast wartości biznesowej – potrafią zdominować zwinność, by objawiać się z rosnącą mocą w postaci Agilefall. Jednak tak niewiele trzeba, by szybko uzdrowić sytuację – wystarczy powrót do korzeni Agile, by ponownie złapać wiatr w żagle!