Jak to się dzieje, że pomimo ogromnego wysiłku wkładanego w zaplanowanie i wytworzenie innowacyjnego produktu, zbaczamy na manowce, trafiamy na przeróżne rafy i zmagamy się z niepowodzeniami? Czy jesteśmy wyjątkowymi pechowcami, a cały wszechświat sprzysiągł się przeciw nam, rzucając kłody pod nogi? A może coś zupełnie innego decyduje o problemach w naszym działaniu i braku powodzenia?

Old boys i entropia

W weekend grałem z przyjaciółmi w piłkę nożną. Old boys znowu na murawie … tym razem sztucznej, na hali sportowej. Choć technika szwankowała, szybkość zawodziła, mięśnie bolały, a nogi odmawiały posłuszeństwa, to i tak było cudownie. Starzy przyjaciele z liceum dzielnie walczyli z młodzieżowcami z drużyny przeciwnej.

Nasza konkurencja, złożona z głównie z Hiszpanów, okazała się niezwykle wymagająca. Początkowo szło nam dość „przeciętnie” – mnóstwo strat, nieporozumień i niedokładności. Przeciwnicy miażdżyli i dominowali w każdym elemencie gry. Z czasem jednak doświadczenie dało znać o sobie. Zaczęliśmy odrabiać straty, by szczęśliwie remisować w połowie meczu. W czasie odpoczynku zaczęliśmy analizować sytuację i wtedy rozpoczęła się fascynująca rozmowa o … entropii.

Czym jest entropia?

Aby nie zagłębiać się w rozważania dotyczące drugiej zasady termodynamiki i fizyko-chemiczne aspekty entropii, chciałbym skupić się na jej sensie w życiu codziennym i wpływie, jaki na nas wywiera. Entropia to miara skomplikowania systemu. Im układ bardziej złożony, tym potencjał na nieład większy. O ile łatwiej wyrzucić orzełka losując jedną monetą, niż osiągnąć sto jednoczesnych orzełków w rzucie setką monet w tym samym czasie? To właśnie statystyka szans na niezwykle nietypowy wynik stanowi o istocie entropii. Wszystko w systemie musi zadziałać, by osiągnąć zadowalający efekt finalny.

W moim życiu entropia to liczba zadań, wątków, biznesów, projektów, ludzi, relacji i interakcji, które komplikują podejmowanie decyzji oraz skuteczne działanie. Ciężko w takim nieładzie o sukces na wszystkich polach jednocześnie. Nawet pojedyncze zwycięstwa zaczynają cieszyć, gdyż okupione są sporym nakładem czasu i wysiłku.

I to właśnie o energię idzie w drugiej zasadzie termodynamiki! Entropia to miara rozproszenia energii i jej wydatkowania. Energii niezbędnej do uporządkowania systemu, dążącego stale do innego od zakładanego przez nas rozwiązania. Stale powracającego do swojego bardziej prawdopodobnego stanu - nieporządku. Statystycznie patrząc nieład ma bardzo wiele możliwości występowania, na pełen sukces liczyć praktycznie nie można! Gdy z tej perspektywy patrzymy na nasze codzienne sprawy, które zaraz po ich załatwieniu wymagają ponownego zaadresowania i pracy, to wydają się one znacznie bardziej sensowne niż ich uprzednia, pobieżna ocena. Po prostu walczymy z entropią! Więcej o istocie entropii tutaj.

Koncepcja entropii wydaje się przerażająco trafna w życiu biznesowym. Wystarczy rozejrzeć się wokoło i poobserwować otoczenie w kontekście entropii - taka analiza zaskakuje swoimi rezultatami. Bazując na obserwacjach i doświadczeniach, można zauważyć wiele ciekawych przejawów walki z entropią. Przecież cała idea lean to jedna wielka wojna z entropią (zarządzanie "szczupłe", polegające na odchudzaniu "systemu" z niepotrzebnego bagażu). Oto kilka innych przykładów, jakie zauważyłem w metodykach zwinnych:

1. MVP, czyli minimalna wersja innowacyjnego produktu, który dostarcza wartość klientowi i pozwala testować model biznesowy (opisana szerzej tutaj). Polega na minimalizacji energii / pieniędzy / czasu wydatkowanych na stworzenie nowego produktu. Proces tworzenia MVP jest niezwykle energochłonny, zatem należy optymalizować i proces, i zakres prac pod kątem strat energii.

2. Wielkość zwinnych zespołów. Bo wielkość ma znaczenie! Nie bez powodu mówi się, że najlepiej działające zespoły to takie, które najedzą się jedną pizzą. Im większy skład, tym więcej interakcji, relacji i powodów do wygenerowania problemów, większa entropia. Zbyt mała liczebność zespołu też nie jest wskazana (mała entropia, to mniej potencjalnej energii), ale nadmiar członków zbytnio komplikuje zarządzanie i niepotrzebnie wzmaga entropię.

3. Codzienne spotkania planistyczne (np. Daily Scrum). Aby porządkować nawracający bałagan, wynikający z dążenia systemu do powrotu do najbardziej prawdopodobnego (chaotycznego) ułożenia, potrzeba cierpliwej, systematycznej pracy organizacyjnej. Stale, od nowa, bez przerwy. Sprzątania nieładu, który wdziera się do projektu z każdą chwilą braku zespołowej uwagi.

4. Startupy korporacyjne. Duże organizacje mają większe problemy z tworzeniem innowacji nie z powodu ludzi, którzy tam pracują, ale ... entropii. Szanse na to, że wszystko pójdzie szybko i sprawnie są niewielkie w tak złożonym środowisku, zatem wydziela się nowe inicjatywy do osobnych, mniejszych podmiotów, by ograniczać potencjał entropii.

Jak wygrać z Realem Madryt?

Wracając do piłki nożnej i rozważań nad możliwością wygrania ze znacznie lepszym zespołem. Porównaliśmy nasze szanse do prawdopodobieństwa wygranej polskiej drużyny klubowej ze światową potęgą - Realem Madryt. Porównanie nasunęło się samo, gdyż nasi przeciwnicy byli m.in. wychowankami hiszpańskich akademii piłkarskich. A najlepszym z nich był Gruzin, ogrywający nas z dziecinną łatwością i mijający nas, jak narciarz słupki w Pucharze Świata w slalomie gigancie.

Statystyka w pojedynkach takich przeciwników nieubłaganie wskazywała na niewielkie, a wręcz nieistotne matematycznie prawdopodobieństwo wygrania meczu przez Polaków z Wielkim Realem. Pobieżne wyliczenia nie dawały nam szans na wygraną większych niż 1:100. W historii zdarzają się jednak sytuacje, że "underdog" (z ang. niedoceniany osobnik) potrafi "nadgryźć" mistrza - tak jak Lech pokonać Juventus, Legia zremisować z Realem, itd. Różne aspekty psychologiczne, klimatyczne, społeczne, a czasem nawet kryminalne wypaczały działanie czystej entropii, dążącej do najbardziej prawdopodobnego rozwiązania (zwycięstwa mistrza). Jednak anomalie w postaci zaskakującej wygranej słabeusza pojawiają się tylko od czasu do czasu.

W naszym przypadku entropia zadziałała bez zarzutów. Mecz skończył się kilkubramkową przewagą młodości, … lepszej techniki, szybkości, siły i wytrzymałości. Mimo to było wspaniale, a za tydzień znowu idziemy walczyć z entropią systemu piłkarskiego. Może w końcu uda się ją pokonać. 😉